Diuen que a l’edifici de Son Lledó hi ha una sala on s’acumula tota la documentació de la Universitat de les Illes Balears. Si sou suficientment curiosos com per aventurar-vos a cercar-la, us recomanam que aneu a aquest edifici i hi cerqueu una porta —que passa quasi desapercebuda— entre el despatx de la Síndica de Greuges i el Servei de Comunicació, Promoció i Imatge de la UIB. En ser-hi, baixau 19 esglaons i trobareu una gran sala plena de prestatges, capses amuntegades i carpetes acuradament etiquetades.
L’olor d’humitat i la manca de llum natural varen ser al·licients perquè hi enregistrassin diverses escenes de Treufoc, la sèrie de ficció d’IB3 TV. Hem de fer-vos saber, però, que aquesta sensació sinistra s’esvaeix a mesura que exploram la sala i hi trobam les nostres protagonistes d’avui: Sílvia Baviera, Marta Vera i Àngela Sitges.
Les joves treballen al Servei de Biblioteca i Documentació de la UIB. Concretament, a la Unitat de Gestió Documental, que s’encarrega de controlar de manera eficient i sistemàtica el cicle de vida dels documents, és a dir, des de la seva creació, la incorporació, la determinació del seu accés i la seva conservació o eliminació. Ens expliquen que s’encarreguen de seleccionar, per conservar-la o eliminar-la, la documentació relacionada amb els ingressos anteriors al 2009: expedients de factures, ordres d’ingrés, devolucions, etc. Recopilen els documents dels arxivadors, els destrien i classifiquen segons la tipologia, i els redueixen a una mostra final que condensa entre un 5 per cent i un 10 per cent del total dels expedients existents. Posteriorment, registren el que han decidit conservar com a mostreig al programari AtoM, el qual, en un futur, servirà d’aplicació de consulta. Paral·lelament, aquesta tasca permetrà establir uns criteris unificats per classificar tota la documentació.
Cal dir que es necessiten moltes mans i temps per classificar tota aquesta paperassa. Sobretot, si tens en compte la gran quantitat de material que s’ha registrat durant anys. Però bé, algú ha de posar-s’hi. Des d’aquí enviam molta força a na Marta, n’Àngela i na Sílvia, que just comencen una feina que pot ser una mica tediosa, però que és summament necessària.